Mantén la galería online abierta entre 30 y 90 días, los RAW alrededor de un año, las fotos finales cinco años y los contratos y la documentación contable seis años. Son cuatro relojes distintos, y tratarlos como uno solo hace que el fotógrafo pierda archivos que el cliente pide después o pague por terabytes que nadie volverá a abrir. En el ejemplo de abajo, un fotógrafo que lo guarda todo para siempre paga 113 dólares al mes de almacenamiento en el quinto año. El mismo fotógrafo con una política de cuatro plazos paga 30.
Lo esencial
- Ninguna ley dice cuánto tiempo guardar las fotos en sí. Lo que marca el plazo es cuánto tiempo puede reclamarte un cliente, las normas fiscales y mercantiles sobre documentación, y lo que prometas en tu contrato.
- Los RAW ocupan cerca del 90% del almacenamiento y casi nadie los pide tras la entrega. Deben tener el plazo más corto.
- Las fotos finales ocupan poco y valen mucho. Las de una boda cuestan unos 0,75 dólares al año en la nube.
- Las fotos de personas identificables son datos personales según el RGPD, así que «para siempre» no es una opción neutra. Cada año que las guardas necesita una razón.
Desarrollamos Ultra, una plataforma de galerías para clientes y reservas, así que tenemos interés en cómo guardas y entregas tus fotos. Los precios de abajo están vigentes a 7 de octubre de 2026, con enlace a cada fuente. Esto es información general, no asesoramiento legal ni fiscal.
¿Cuáles son los cuatro plazos?
| Qué guardas | Plazo sugerido | Qué lo marca |
|---|---|---|
| Galería online del cliente | 30 a 90 días desde la entrega | Tu contrato y tu plan de almacenamiento |
| RAW y descartes | Unos 12 meses | Peticiones de reedición, minimización de datos |
| Fotos finales | 5 años | Prescripción de acciones personales (art. 1964 CC) |
| Contrato, facturas, justificantes de pago | 6 años | Código de Comercio, art. 30 |
¿Cuánto tiempo debe estar abierta la galería online?
Lo suficiente para que el cliente lo descargue todo y lo comparta con la familia, es decir, de 30 a 90 días. La galería es un canal de entrega, no un archivo. El cliente que sabe que el enlace caduca descarga las fotos la primera semana. El que cree que es eterno vuelve tres años después preguntando dónde están.
Pon la fecha en dos sitios: en el contrato («la galería está disponible durante 60 días desde la entrega») y en el correo con el enlace. Una semana antes del cierre, envía un recordatorio. Ese único correo evita la mayoría de los «he perdido mis fotos» de los años siguientes.
¿Cuánto tiempo guardar los RAW?
Alrededor de un año desde la entrega, salvo que el contrato diga otra cosa. Los RAW sirven para reeditar, y casi todas esas peticiones llegan en las primeras semanas: otro encuadre, la foto de la tía que quedó en los descartes. Pasada una temporada completa, se acaban.
El argumento económico pesa. En el ejemplo de abajo, los RAW ocupan 2.970 GB al año y las fotos finales 270 GB. Los RAW son el 92% de la factura.
También hay un argumento de protección de datos. El artículo 5.1.e) del RGPD exige mantener los datos que permiten identificar a una persona «durante no más tiempo del necesario» para los fines del tratamiento. Cientos de fotogramas descartados de los invitados no tienen ningún fin una vez entregadas las fotos finales. Una regla escrita del tipo «los RAW se eliminan 12 meses después de la entrega» es justo el plazo documentado que el RGPD espera.
¿Cuánto tiempo guardar las fotos finales?
Mientras el cliente pueda reclamarte, y algo más si los archivos tienen valor para ti. Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento (art. 1964.2 del Código Civil). Si una pareja dice años después que no le entregaste parte de las fotos, los archivos finales y el correo de entrega son tu prueba.
Un detalle propio de España: cuando suprimes datos personales, la LOPDGDD obliga a bloquearlos en lugar de borrarlos sin más, y solo durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades (art. 32 LOPDGDD). Si tienes dudas sobre cómo aplicarlo a tu archivo, consúltalo con un especialista en protección de datos.
Las fotos finales además generan ingresos. Una copia impresa para el aniversario, un disco duro perdido: los clientes vuelven, y teniendo los archivos cobras por una nueva entrega en lugar de disculparte. A 0,75 dólares por boda y año, cinco años de fotos finales de una boda cuestan unos 3,75 dólares.
¿Cuánto tiempo guardar contratos y facturas?
Seis años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar la documentación y los justificantes del negocio durante seis años, y Hacienda puede revisar tus impuestos durante cuatro (art. 66 de la Ley General Tributaria). Guarda el contrato firmado junto a las facturas, porque también demuestra los plazos de galería y RAW que pactasteis. Tu gestor te dirá si en tu caso aplica algún plazo distinto.
¿Cuánto cuesta guardarlo todo?
Este es un modelo con números que debes sustituir por los tuyos. Un fotógrafo hace 25 bodas y 60 sesiones de retrato al año. Cada boda son 3.000 RAW de 30 MB y 600 fotos finales de 15 MB. Cada sesión de retrato son 400 RAW y 50 finales del mismo tamaño. En total, 2.970 GB de RAW y 270 GB de fotos finales al año.
Como ejemplo de nube sencilla tomamos Backblaze B2: 6,95 dólares por TB al mes. Factura en dólares, así que calculamos en dólares.
| Año | Guardarlo todo | Cuatro plazos (RAW 1 año, finales 5 años) |
|---|---|---|
| 1 | 3,24 TB, 22,52 $/mes | 3,24 TB, 22,52 $/mes |
| 3 | 9,72 TB, 67,55 $/mes | 3,78 TB, 26,27 $/mes |
| 5 | 16,20 TB, 112,59 $/mes | 4,32 TB, 30,02 $/mes |
La línea de la política se aplana porque los RAW se eliminan al mismo ritmo que llegan, y solo se acumulan las fotos finales, que ocupan poco. Además, es una sola copia en la nube. Guarda una segunda copia de las fotos finales en otro sitio (un disco en casa u otro proveedor), porque una única copia no es una copia de seguridad.
¿Qué poner en el contrato?
Bastan unas frases. Ajusta los plazos a tu política:
La galería online está disponible durante 60 días desde la entrega. Por favor, descarga tus fotos en ese plazo. Conservamos las fotos editadas durante 5 años y los archivos sin editar durante 12 meses desde la entrega; pasado ese tiempo se eliminan de forma definitiva.
Añade una línea sobre la reentrega tras el cierre de la galería, por ejemplo una tarifa fija. Así una petición tres años después es un pequeño encargo pagado y no un favor.
Dónde encaja Ultra (con transparencia)
En las galerías para clientes de Ultra cada carpeta puede tener una fecha de eliminación automática. La fijas al entregar y eliges si las fotos se borran también del almacenamiento o se quedan en tu biblioteca. Ese segundo interruptor es el que te permite cerrar la galería del cliente a los 60 días y conservar las fotos finales en tu archivo. Los clientes descargan fotos sueltas o la carpeta entera en un .zip.
El plan Pro incluye 1000 GB por 84 dólares al año. En el modelo de arriba las fotos finales crecen 270 GB al año, así que 1000 GB dan para unos tres años y medio de finales y ni siquiera para medio año de RAW. La mayoría de los fotógrafos seguirá necesitando un almacenamiento en frío aparte para los RAW y las finales antiguas. Ultra es ante todo una herramienta de entrega y de trabajo con el cliente, no un sustituto de la copia de seguridad. Sobre los cobros a clientes, lee las cuentas reales de las comisiones de pago.
La tarea de esta semana lleva una hora: escribe los cuatro plazos en tu plantilla de contrato, pon fecha de caducidad a cada galería nueva y borra los RAW de los proyectos con más de doce meses.