Онлайн-галерею тримайте відкритою 30-90 днів, RAW-файли близько року, оброблені фото щонайменше три роки (ми радимо п'ять), а договори й платіжні документи стільки, скільки вимагає Податковий кодекс. Це чотири різні строки, і коли їх зводять в один, фотограф або губить файли, які клієнт потім просить, або платить за терабайти, які ніхто ніколи не відкриє. У прикладі нижче фотограф, який зберігає все назавжди, на п'ятий рік платить за хмару $113 на місяць. Той самий фотограф із політикою чотирьох строків платить $30.
Головне
- Жоден закон не каже, скільки зберігати самі фотографії. Строк визначають позовна давність (поки клієнт може подати претензію), податкові вимоги до документів і те, що ви пообіцяли в договорі.
- RAW займають близько 90% сховища, і після передачі їх майже ніхто не просить. У них має бути найкоротший строк.
- Готові фото займають мало і мають цінність. Готові файли одного весілля коштують близько $0,75 на рік у хмарі.
- Фото людей, яких можна впізнати, є персональними даними. Закон вимагає зберігати їх не довше, ніж потрібно для мети, тож «назавжди» не є нейтральним вибором.
Ми робимо Ultra, платформу для клієнтських галерей і бронювання, тому маємо інтерес у тому, як ви зберігаєте й передаєте фото. Ціни нижче актуальні на 7 жовтня 2026 року, з посиланнями на джерела. Це загальна інформація, а не юридична чи податкова консультація.
Які це чотири строки?
| Що зберігаєте | Рекомендований строк | Що його визначає |
|---|---|---|
| Онлайн-галерея для клієнта | 30-90 днів після передачі | Ваш договір і тариф сховища |
| RAW і невідібрані кадри | Близько 12 місяців | Запити на переобробку, мінімізація даних |
| Оброблені фото | Щонайменше 3 роки, краще 5 | Позовна давність і повторні замовлення |
| Договір, рахунки, платіжки | Не менше 1095 днів, для частини документів довше | Податковий кодекс, п. 44.3 |
Скільки тримати онлайн-галерею?
Стільки, щоб клієнт встиг усе завантажити й поділитися з рідними, тобто 30-90 днів. Галерея це спосіб передачі, а не архів. Клієнт, який знає, що посилання закриється, завантажує фото в перший тиждень. Клієнт, який думає, що воно вічне, повертається через три роки з питанням, куди все поділося.
Пропишіть дату в договорі («галерея доступна 60 днів від дня передачі») і в листі з посиланням. За тиждень до закриття надішліть одне нагадування. Цей один лист знімає більшість запитів «я загубив фото» в майбутньому.
Скільки зберігати RAW?
Близько року після передачі, якщо в договорі не обіцяно іншого. RAW потрібні, щоб переобробити кадр, а майже всі такі запити приходять у перші тижні: інша обрізка, фото тітки з невідібраних. Після повного сезону вони припиняються.
Аргумент про гроші сильний. У прикладі нижче RAW займають 2 970 ГБ на рік, готові фото 270 ГБ. RAW це 92% рахунку за сховище.
Є й аргумент про персональні дані. Частина 8 статті 6 Закону «Про захист персональних даних» вимагає обробляти дані у формі, що дозволяє ідентифікувати людину, «не довше, ніж це необхідно для законних цілей». Сотні невідібраних кадрів із гостями після передачі готових фото вже не мають мети. Записане правило «RAW видаляються через 12 місяців після передачі» показує, що ви про це подумали.
Скільки зберігати оброблені фото?
Доки клієнт може подати до вас претензію, і ще трохи, якщо файли мають для вас цінність. Загальна позовна давність в Україні три роки (ст. 257 Цивільного кодексу). Якщо через два роки пара скаже, що ви не передали частину фото, готові файли й лист із посиланням будуть вашим доказом. Правила перебігу позовної давності під час воєнного стану кілька разів змінювалися, тож для старих замовлень точну дату краще уточнити в юриста. Саме тому ми радимо запас і тримаємо в моделі нижче п'ять років.
Готові фото ще й приносять гроші. Друк до річниці, загублений жорсткий диск: клієнти повертаються, і з файлами ви берете плату за повторну передачу замість вибачень. При $0,75 на весілля на рік п'ять років зберігання готових фото одного весілля коштують близько $3,75.
Скільки зберігати договори й платіжні документи?
Стільки, скільки податкова може їх перевірити. Податковий кодекс, п. 44.3 встановлює мінімальні строки зберігання: 1095 днів для більшості документів і довші для окремих категорій, рахуючи від дня подання звітності. Який строк діє саме для вашої групи ФОП, скаже бухгалтер. Тримайте підписаний договір разом із рахунками: він же доводить строки галереї та RAW, про які ви домовилися.
Скільки коштує зберігати все?
Ось модель із цифрами, які варто замінити своїми. Фотограф знімає 25 весіль і 60 портретних зйомок на рік. Весілля це 3 000 RAW по 30 МБ і 600 готових фото по 15 МБ. Портретна зйомка це 400 RAW і 50 готових фото тих самих розмірів. Разом 2 970 ГБ RAW і 270 ГБ готових фото на рік.
Як приклад звичайної хмари візьмемо Backblaze B2: $6,95 за ТБ на місяць. Сервіс виставляє рахунки в доларах, тому й рахуємо в доларах.
| Рік | Зберігати все | Чотири строки (RAW 1 рік, готові фото 5 років) |
|---|---|---|
| 1 | 3,24 ТБ, $22,52/міс | 3,24 ТБ, $22,52/міс |
| 3 | 9,72 ТБ, $67,55/міс | 3,78 ТБ, $26,27/міс |
| 5 | 16,20 ТБ, $112,59/міс | 4,32 ТБ, $30,02/міс |
Лінія політики вирівнюється, бо RAW видаляються так само швидко, як з'являються, а накопичуються лише невеликі готові фото. І це одна копія в хмарі. Другу копію готових фото тримайте окремо (диск удома або інший провайдер), бо одна копія ще не резервна.
Що написати в договорі?
Вистачить кількох речень. Підставте свої строки:
Онлайн-галерея доступна 60 днів від дня передачі. Будь ласка, завантажте фото протягом цього часу. Оброблені фото ми зберігаємо 5 років, необроблені файли 12 місяців від дня передачі, після чого вони остаточно видаляються.
Додайте рядок про повторну передачу після закриття галереї, наприклад фіксовану ціну. Тоді запит через три роки стане невеликим платним замовленням, а не проханням про послугу.
Де тут Ultra (з розкриттям інтересу)
У клієнтських галереях Ultra для кожної папки можна задати дату автовидалення. Ви ставите дату під час передачі і вирішуєте, чи видаляти фото зі сховища, чи залишити їх у вашій бібліотеці. Саме цей другий перемикач дозволяє закрити галерею для клієнта через 60 днів і водночас зберегти готові фото в архіві. Клієнти завантажують окремі фото або всю папку архівом .zip.
Тариф Pro включає 1000 ГБ за $79 на рік. У моделі вище готові фото додають 270 ГБ на рік, тож 1000 ГБ вистачить приблизно на три з половиною роки готових фото і навіть на пів року RAW не вистачить. Тому більшості фотографів усе одно потрібне окреме холодне сховище для RAW і старих готових фото. Ultra це насамперед інструмент для передачі фото і роботи з клієнтом, а не заміна резервній копії. Про платіжну частину роботи з клієнтом читайте в статті про реальну математику комісій за оплату.
Завдання на цей тиждень займе годину: впишіть чотири строки в шаблон договору, ставте дату закриття на кожну нову галерею і видаліть RAW із проєктів, яким понад дванадцять місяців.