Galerię online trzymaj otwartą 30-90 dni, pliki RAW około roku, gotowe zdjęcia sześć lat (do końca roku kalendarzowego), a umowy i dokumenty księgowe tak długo, jak wymaga Ordynacja podatkowa. To cztery różne zegary, a traktowanie ich jak jednego sprawia, że fotograf albo traci pliki, o które klient potem prosi, albo płaci za terabajty, których nikt nigdy nie otworzy. W przykładzie poniżej fotograf, który trzyma wszystko na zawsze, w szóstym roku płaci za chmurę 135 USD miesięcznie. Ten sam fotograf z polityką czterech terminów płaci 32 USD.
Najważniejsze
- Żaden przepis nie mówi, jak długo trzymać same zdjęcia. Długość wyznaczają: termin przedawnienia roszczeń klienta, przepisy o przechowywaniu dokumentów podatkowych i to, co obiecasz w umowie.
- RAW-y to około 90% zajętego miejsca i po przekazaniu zdjęć prawie nikt o nie nie prosi. Powinny mieć najkrótszy termin.
- Gotowe zdjęcia są małe i cenne. Gotowe pliki z jednego ślubu kosztują w chmurze około 0,75 USD rocznie.
- Zdjęcia osób, które da się rozpoznać, to dane osobowe w rozumieniu RODO, więc „na zawsze” nie jest neutralnym wyborem. Każdy rok przechowywania wymaga uzasadnienia.
Tworzymy Ultra, platformę do galerii dla klientów i rezerwacji, więc mamy interes w tym, jak przechowujesz i przekazujesz zdjęcia. Ceny poniżej są aktualne na 7 października 2026 r., z linkami do źródeł. To informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa.
Jakie są cztery terminy?
| Co przechowujesz | Sugerowany termin | Co go wyznacza |
|---|---|---|
| Galeria online dla klienta | 30-90 dni od przekazania | Twoja umowa i plan przestrzeni |
| RAW-y i odrzuty | Około 12 miesięcy | Prośby o ponowną obróbkę, minimalizacja danych |
| Gotowe zdjęcia | 6 lat, licząc do końca roku | Przedawnienie roszczeń klienta (art. 118 KC) |
| Umowa, faktury, potwierdzenia płatności | 5 lat od końca roku | Ordynacja podatkowa, art. 70 i 86 |
Jak długo trzymać galerię online?
Tyle, żeby klient zdążył wszystko pobrać i pokazać rodzinie, czyli 30-90 dni. Galeria to kanał przekazania, a nie archiwum. Klient, który wie, że link wygaśnie, pobiera zdjęcia w pierwszym tygodniu. Klient, który myśli, że link jest wieczny, wraca po trzech latach z pytaniem, gdzie wszystko zniknęło.
Wpisz datę w dwóch miejscach: w umowie („galeria jest dostępna przez 60 dni od przekazania”) i w mailu z linkiem. Tydzień przed zamknięciem wyślij jedno przypomnienie. Ten jeden mail eliminuje większość późniejszych próśb typu „zgubiłem zdjęcia”.
Jak długo trzymać pliki RAW?
Około roku od przekazania, chyba że umowa mówi co innego. RAW-y służą do ponownej obróbki, a prawie wszystkie takie prośby przychodzą w ciągu kilku tygodni: inny kadr, zdjęcie cioci z odrzutów. Po pełnym sezonie się kończą.
Argument finansowy jest mocny. W przykładzie poniżej RAW-y zajmują 2 970 GB rocznie, a gotowe zdjęcia 270 GB. RAW-y to 92% rachunku.
Jest też argument z RODO. Art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga, by dane pozwalające zidentyfikować osobę były przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów przetwarzania. Setki niewybranych kadrów z gośćmi weselnymi po przekazaniu gotowych zdjęć nie mają już celu. Spisana zasada „RAW-y usuwamy 12 miesięcy po przekazaniu” to właśnie udokumentowany okres przechowywania, którego RODO oczekuje.
Jak długo trzymać gotowe zdjęcia?
Dopóki klient może zgłosić roszczenie, a dłużej, jeśli pliki mają dla Ciebie wartość. Według art. 118 Kodeksu cywilnego ogólny termin przedawnienia wynosi sześć lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Ten sam przepis daje trzy lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, co dotyczy głównie Twoich roszczeń o zapłatę. Klient konsument, który twierdzi, że nie dostał części zdjęć, ma co do zasady sześć lat, więc tyle trzymaj gotowe pliki i potwierdzenie ich przekazania.
Gotowe zdjęcia też zarabiają. Odbitka na rocznicę, zgubiony dysk: klienci wracają, a mając pliki, bierzesz opłatę za ponowne przekazanie zamiast przepraszać. Przy 0,75 USD za ślub rocznie sześć lat przechowywania gotowych zdjęć z jednego ślubu kosztuje około 4,50 USD.
Jak długo trzymać umowy i faktury?
Tak długo, jak urząd skarbowy może je sprawdzić. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej), a art. 86 § 1 każe przechowywać księgi i dokumenty do tego czasu. Trzymaj podpisaną umowę razem z fakturami, bo to ona dowodzi terminów galerii i RAW-ów, na które się umówiliście.
Ile kosztuje trzymanie wszystkiego?
Oto model z liczbami, które warto zastąpić własnymi. Fotograf robi 25 ślubów i 60 sesji portretowych rocznie. Ślub to 3 000 RAW-ów po 30 MB i 600 gotowych zdjęć po 15 MB. Sesja portretowa to 400 RAW-ów i 50 gotowych zdjęć w tych samych rozmiarach. Razem 2 970 GB RAW-ów i 270 GB gotowych zdjęć rocznie.
Jako przykład zwykłej chmury bierzemy Backblaze B2: 6,95 USD za TB miesięcznie. Usługa rozlicza się w dolarach, więc liczymy w dolarach.
| Rok | Trzymasz wszystko | Cztery terminy (RAW 1 rok, gotowe zdjęcia 6 lat) |
|---|---|---|
| 1 | 3,24 TB, 22,52 USD/mies. | 3,24 TB, 22,52 USD/mies. |
| 3 | 9,72 TB, 67,55 USD/mies. | 3,78 TB, 26,27 USD/mies. |
| 6 | 19,44 TB, 135,11 USD/mies. | 4,59 TB, 31,90 USD/mies. |
Linia polityki się wypłaszcza, bo RAW-y znikają tak szybko, jak przybywają, a narastają tylko małe gotowe zdjęcia. To też tylko jedna kopia w chmurze. Drugą kopię gotowych zdjęć trzymaj gdzie indziej (dysk w domu albo drugi dostawca), bo jedna kopia to nie backup.
Co wpisać do umowy?
Wystarczy kilka zdań. Podstaw własne terminy:
Galeria online jest dostępna przez 60 dni od przekazania. Prosimy o pobranie zdjęć w tym czasie. Gotowe zdjęcia przechowujemy przez 6 lat, a pliki nieobrobione przez 12 miesięcy od przekazania; po tym czasie są trwale usuwane.
Dodaj zdanie o ponownym przekazaniu po zamknięciu galerii, na przykład stałą opłatę. Wtedy prośba po trzech latach staje się małym płatnym zleceniem, a nie przysługą.
Gdzie tu Ultra (z ujawnieniem interesu)
W galeriach dla klientów Ultra każdy folder może mieć datę automatycznego usunięcia. Ustawiasz ją przy przekazaniu i decydujesz, czy zdjęcia mają zniknąć też z przestrzeni, czy zostać w Twojej bibliotece. Ten drugi przełącznik pozwala zamknąć galerię dla klienta po 60 dniach i jednocześnie zachować gotowe zdjęcia w archiwum. Klienci pobierają pojedyncze zdjęcia albo cały folder jako .zip.
Plan Pro obejmuje 1000 GB za 84 USD rocznie. W modelu powyżej gotowe zdjęcia przyrastają o 270 GB rocznie, więc 1000 GB mieści około trzech i pół roku gotowych zdjęć i nie mieści nawet pół roku RAW-ów. Większość fotografów i tak potrzebuje osobnego zimnego magazynu na RAW-y i starsze gotowe pliki. Ultra to przede wszystkim narzędzie do przekazywania zdjęć i pracy z klientem, a nie zamiennik kopii zapasowej. O płatnościach od klientów przeczytasz w artykule o prawdziwej matematyce opłat za płatności.
Zadanie na ten tydzień zajmie godzinę: wpisz cztery terminy do szablonu umowy, ustawiaj datę wygaśnięcia przy każdej nowej galerii i usuń RAW-y z projektów starszych niż dwanaście miesięcy.