Cobra una señal que cubra lo que realmente te cuesta una cancelación en el momento en que es más probable, y cubre el resto con un calendario de pagos por escrito. En el ejemplo de abajo, una boda de 2.000 €, eso significa una señal de alrededor del 20% (400 €) al reservar y un segundo pago en una fecha fija antes de la boda. Un único porcentaje fijo no puede hacer las dos cosas, porque una cancelación a nueve meses y otra a dos meses te cuestan cantidades muy distintas.
Lo esencial
- Calcula la señal a partir de tu pérdida, no de lo que cobran otros fotógrafos. La pérdida es el beneficio de la fecha que ya no podrás vender más las horas que ya has trabajado.
- Con clientes consumidores, retener lo pagado exige reciprocidad. El artículo 87.2 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores considera abusivo retener cantidades si el cliente renuncia sin prever una indemnización equivalente si renuncias tú.
- El procesador se queda su comisión cuando devuelves. Stripe indica que las comisiones de la transacción original no se reembolsan (documentación de Stripe).
- La pérdida por cancelación tardía se cubre con el calendario de pagos, no con una señal enorme al principio.
Hacemos Ultra, una plataforma de reservas y galerías para fotógrafos, así que tenemos interés en cómo cobras. Cada tarifa de abajo enlaza a la página del proveedor, comprobada el 30 de septiembre de 2026. Esto son cuentas de negocio, no asesoramiento jurídico: antes de usar un modelo de contrato, que lo revise un abogado.
Señal, arras o pago a cuenta: ¿qué pones en el contrato?
Si quieres quedarte con el pago cuando el cliente cancela, el contrato tiene que decirlo con claridad y de forma recíproca. El Código Civil, artículo 1454, regula las arras o señal en la compraventa: el comprador puede desistir perdiéndolas y el vendedor devolviéndolas duplicadas. Ese artículo está pensado para vender cosas, no para un servicio como una boda, así que lo que cuenta es lo que diga tu contrato.
La ley de consumidores empuja en la misma dirección. El artículo 87 del texto refundido declara abusivas, entre otras:
- La retención de cantidades abonadas por el consumidor si renuncia, sin prever una indemnización por una cantidad equivalente si renuncia el empresario (87.2). En la práctica: si te quedas la señal cuando el cliente cancela, el contrato debería decir que si cancelas tú, devuelves la señal y otra cantidad igual. Con una señal de 400 €, 800 €.
- Quedarse con cantidades por prestaciones no realizadas cuando es el propio empresario quien resuelve el contrato (87.4). Si cancelas tú, el cliente recupera lo que pagó.
Un simple «pago a cuenta» sin más explicación suele leerse como un adelanto del precio, y es la versión más débil si lo que quieres es reservar la fecha.
¿Cómo se calcula la señal adecuada?
Calcula el valor de la fecha y multiplícalo por la probabilidad de no volver a venderla. Los números de abajo son un ejemplo; pon los tuyos.
Paso 1, el valor de la fecha. No el precio completo. Si la boda se cancela, algunos costes desaparecen con ella: el segundo fotógrafo, el desplazamiento, el álbum. Pongamos 600 €. La fecha vale para ti 1.400 €.
Paso 2, la probabilidad de revenderla. Mira tus dos últimas temporadas. ¿Con qué frecuencia volviste a llenar una fecha cancelada y con cuánta antelación se canceló? En el ejemplo: un 80% si la pareja cancela a nueve meses y un 20% si cancela a dos meses.
Paso 3, las horas ya trabajadas. Pongamos 2 horas de trabajo a nueve meses y 4 horas a dos meses, a 40 € la hora.
| Cancelación | Valor de la fecha sin revender | Horas trabajadas | Pérdida real |
|---|---|---|---|
| A 9 meses | 20% × 1.400 € = 280 € | 2 × 40 € = 80 € | 360 € |
| A 2 meses | 80% × 1.400 € = 1.120 € | 4 × 40 € = 160 € | 1.280 € |
Una señal de 400 € (20%) cubre de sobra la cancelación temprana. La tardía, ni un tercio. Para cubrir 1.280 € con un solo pago haría falta una señal del 64% del precio, que espanta a buenos clientes al reservar y, frente a un consumidor, se acerca peligrosamente a una cláusula desproporcionada.
Por qué un porcentaje fijo no funciona
Una señal fija está pensada para un solo punto de una curva que no para de subir. La solución es dividir el trabajo en dos:
- Una señal al reservar, ajustada a la pérdida por cancelación temprana. En el ejemplo, 400 €.
- Un segundo pago en fecha fija, por ejemplo 90 días antes de la boda, con una cláusula que diga qué parte de lo pagado se retiene si se cancela a partir de ese momento. La cantidad debería reflejar tu pérdida real, en el ejemplo unos 1.300 € en total.
El cliente ve que cada pago corresponde a un compromiso concreto por tu parte, y tú cubres la pérdida justo donde crece.
¿Cuánto cuesta cobrar la señal online?
El procesador cobra su parte tanto si la boda se celebra como si no. Según la tabla de tarifas de Stripe para España:
- tarjeta estándar del EEE: 1,5% + 0,25 €, es decir 6,25 € sobre una señal de 400 €
- disputa (contracargo): 20 € por disputa recibida y otros 20 € si la impugnas (reembolsables si ganas)
Si devuelves la señal, Stripe no te devuelve esos 6,25 €. Regla práctica: no devuelvas y vuelvas a cobrar una señal para «moverla» a otra fecha. Trasládala por escrito, o pagarás la comisión dos veces. Y muestra las condiciones de cancelación en el momento del pago: un cliente que las conocía acude antes a ti que a su banco.
Con las minisesiones es más sencillo. Una sesión de 150 € es un importe en el que cobrar el total al reservar es lo normal, y con tarjeta del EEE cuesta 2,50 €. En lugar de devolver, ofrece cambiar a otro hueco y conservas la reserva y la comisión.
Dónde encaja Ultra (con transparencia)
Las reservas online de Ultra permiten que el cliente elija un hueco libre en tu propia web y reciba la confirmación automáticamente, con un precio propio para cada tipo de sesión. Cobrar la señal o el importe completo en el momento de la reserva está en camino, pero todavía no está disponible: aparece como «próximamente» en la página de reservas. Mientras tanto, Ultra bloquea el hueco y tú cobras la señal con tu procesador o por factura. Cuando llegue al plan Pro, Ultra no añadirá comisión propia; la tarifa del procesador de arriba seguirá aplicándose, como en cualquier sitio. La comparación completa de comisiones está en cuánto pierde realmente un fotógrafo en comisiones de pago.
El ejercicio para esta semana: abre las reservas de tus dos últimas temporadas, cuenta las cancelaciones según la antelación con la que ocurrieron y rellena la tabla de arriba con tus números. Tu señal correcta es la cifra de la primera fila.